Esetleírás: Egy önkormányzat iratai vízbetörés során eláztak. Az iratok mentése, szárítása nem történt meg időben és szakszerűen ezért súlyos penészfertőzés alakult ki. Az iratok foltosodtak, szennyeződtek. Az iratokat fertőtleníteni és rendezni kellett. Külön kellett választani a menthető és a kényszerselejtezés alá vonandó iratokat.
Megoldás: A szennyezett iratanyag fertőtlenítését a helyszínen végeztük el. A fertőtlenítést követően az iratkötegeket speciális szénszűrővel ellátott porszívóval tisztítottuk meg. Az önkormányzat munkatársaival egyeztetve különválasztottuk azokat az iratokat, amelyek selejtezés elkerülhetetlen volt. A kényszerselejtezett iratokról jegyzék készült. A menthető iratok besorolásra kerültek az irattárba.
Esetleírás: Egy minisztérium háttérintézményének irattárában egyes elődszervezeteknél korábban keletkezett iratokat nem sorolták be irattári jel alá. Így nem határozható meg az iratok őrzési ideje, nem végezhető selejtezés vagy levéltári átadás. A levéltár szervellenőrzést követően, felszólította az intézményt a szükséges iratendezés elvégzésére.
Megoldás: A rendezés megkezdése előtt felvettük a kapcsolatot az illetékes levéltárral, mivel két elődszervezet irattári terve az érintett időszakból nem volt fellelhető. Az utólagos besorolást az intézmény és a levéltár által jóváhagyott irattári tervek alapján végeztük el. A rendezés során az iratokról jegyzék készült, amely tartalmazta a keletkezés évét és a javasolt irattári jelet (megnevezéssel). A jegyzék alapján történt az iratok selejtezése, illetve az új irattári rend kialakítása.
Esetleírás: Egy budapesti önkormányzat az 1999 előtt keletkezett műszaki iratait akarta a levéltári átadás előtt digitalizálni. A műszaki iratok nagy része műemlék, műemlék jellegű, valamint a városkép szempontjából meghatározó régi épülethez (többnyire társasház) tartozik. A régi rajzok megsárgultak, elhalványodtak, szakadozottak, töredezettek. Fontos szempont volt, hogy csak a rajzok, a határozatok és az fellelhető fényképek kerüljenek digitalizálásra.
Megoldás: Az iratokat a levéltári átadás előtt a Levéltári Kollégium által kiadott „Selejtezési mintajegyzék az építési iratokhoz 1950-1999" című ajánlás alapján rendeztük, selejteztük. A kijelölt iratokat (határozatok, engedélyek, fényképek) és a terveket digitalizáltuk. Az digitalizálás során pdf formátumú fájlokat készítettünk. A képeket az önkormányzat kérésének megfelelően utca, házszám szerint katalogizáltuk.
Esetleírás: Egy önkormányzati tulajdonú, végelszámolás alatt álló Kft. továbbőrzendő iratait a tulajdonos önkormányzat irattárában helyezték el. Az iratokat az önkormányzat irattári rendjébe kellett illeszteni és külön rendezni a munkaügyi iratokat.
Megoldás: Az iratokat az önkormányzat nyilvántartási rendszere szerint dobozoltuk, jegyzékeltük, címkéztük. A munkaügy iratokat az önkormányzat elvárásának megfelelően rendeztük: minden egyes dolgozó valamennyi iratát egyesítettük (bérkartonok, munkaszerződések, személyi tasakok, NYENYI lapok, adópapírok, stb.), az így létrehozott személyenkénti csomagokat szoros ÁBC –be (névsorba) rendeztük.
Esetleírás: Egy kistelepülés a rendszerváltás utáni iratait külön helységben tárolja, rendezetten, kötős irományfedélbe kötve. 8 éve nem volt iratselejtezés, az irattár megtelt. A felmérés során kiderült, hogy egy hátsó helységben rendezetlen tanácsi iratot is őriznek.
Megoldás: A selejtezésre jelölt iratokat elkülönítettük olyan módon, hogy az esetleges visszavétel lehetősége megmaradjon a levéltári jóváhagyásig. A selejtezendő iratokról a levéltári előírásnak megfelelő selejtezési jegyzőkönyvet készítünk, amelyet a levéltár illetékes vezetőjével záradékoltatunk. A folyamat végén a maradó iratokat rendeztük, tömörítettük, átlátható irattári rendet alakítottunk ki.
Elvégeztük a tanácsi időszakban keletkezett iratok rendezését, selejtezését is. A levéltár végül 5 doboz iratot vett át, viszont jelentős mennyiségű irat selejtezését engedélyezte.
A selejtezésre jóváhagyott iratok megsemmisítésével zárult a projekt.
Esetleírás: Egy országos hálózattal rendelkező kereskedelmi cég kisebb bérleményekben, raktárakban, rendezetlenül tárolta az iratait. Egy átfogó NAV ellenőrzést követően úgy határozott a cég vezetése, hogy rendbe teszi az irattárolást és új központi irattárat hoz létre. Cégünket bízták meg a központi irattár kialakításával, majd később az üzemeltetésével is.
Megoldás: Részt vettünk a központi irattár kialakításában, a polcrendszert cégünk szállította. Egységes elektronikus iratnyilvántartási rendszert vezettünk be. A korábban rendezetlenül, nyilvántartás nélkül tárolt iratokat dobozoltuk, vonalkóddal láttuk el. Elvégeztük a lehetséges iratselejtezést. A központi irattár elindításához kapcsolódóan átdolgoztuk az iratkezelési szabályzatot és ennek mellékleteként az irattári tervet.
Jelenleg cégünk üzemelteti a központi irattárat, amelyet az új irattári rendnek köszönhetően, elegendő hetente kétszer, fix időpontokban nyitva tartani. Szükség esetén az irattári nyitva tartást és a kapacitást rugalmasan tudjuk bővíteni.
Kihívás: Egy pénzintézet évek óta egy nagy multinacionális cégnél tároltatja az iratait (bértárolás). A szerződés megkötésénél senki nem gondolt arra, hogy az iratok selejtezése hogyan történik a későbbiekben. A problémát az okozza, hogy különböző tárolási idejű iratanyagok kerültek egy dobozba. Hiába selejtezhető a dobozból néhány irat, a dobozt a maradó iratok miatt tovább kell tárolni, a tárolási díjat a doboz után kell fizetni. Cégünk belső irattárat üzemeltet a pénzintézetnél. Megbízást kaptunk arra, hogy vizsgáljuk meg egy átfogó selejtezés lehetőségét. Cél a költségek csökkentése.
Megoldás: Ügyfelünknél egy belső iratnyilvántartási rendszer vezettünk be, amely a külső iratnyilvántartást is magában foglalja. Valamennyi ügyintéző ezen a rendszeren keresztül veszi igénybe az irattári szolgáltatásokat.
A külső irattárból folyamatosan visszahozzuk az inhomogén selejtezhetőségű dobozokat. Kiemeljük a selejtezhető iratokat, a maradó iratokat lejárat szerint újrarendezzük. Tevékenységünk nyomán folyamatosan csökken a bértárolásban lévő iratmennyiség, illetve homogén lejáratú dobozok kerülnek vissza.
Kihívás: Egy — az elmúlt években többször átszervezett — állami hivatalban végeztünk átfogó iratrendezést, iratselejtezést, levéltári átadást. Az jogelőd intézmények irataiból kellett egységes központi irattárat kialakítani. Az így kialakított központi iratár üzemeltetésére kerestek megoldás. Főállású irattáros(ok) alkalmazását azonban az irattár forgalma nem indokolja. Cégünket bízták meg a központi irattár üzemeltetésével.
Megoldás: Az Ügyfelünkkel egyetértésben, új irattári rendet vezettünk be. Ennek lényege, hogy a normál irattári szolgáltatások (irattározás, adatszolgáltatás, stb.) szabályozottan, fix időpontokban vehetők igénybe. Természetesen sürgős esetben néhány óra alatt rendelkezésre állunk. A szerződés része az éves rendes selejtezés végrehajtása is.
A kialakított rendszernek köszönhetően, jelentősen javult a hivatalt irattározással, iratkezeléssel kapcsolatos fegyelme.
Kihívás: Egy budapesti önkormányzat 1999 előtt keletkezett műszaki iratokat akart Budapest Fővárosi Levéltárnak átadni. A feladat nagysága miatt saját erőforrással nem tudták az előkészítést elvégezni. Közhasznú munkások bevonására tett kísérlet szakmai okok miatt vallottak kudarcot. Végül, Cégünket bízták meg a levéltári átadás előkészítésével és lebonyolításával.
Megoldás: A Pannon Archív Kft. évek óta végzi a Levéltári Kollégium által kiadott „Selejtezési mintajegyzék az építési iratokhoz 1950-1999” című ajánlás alapján az 1950–1999 között keletkezett, általában 25E4 irattári jel alá sorolt műszaki iratok levéltári átadását. Az általunk előkészített iratokból Budapest Főváros Levéltára több mint 4 000 doboznyi építési-műszaki iratot vett át az elmúlt években.
Cégünk — egyeztetve a levéltárral — újrarendezte az iratokat, elvégezte a szükséges selejtezést, majd dobozolás és jegyzékelés után beszállította az iratokat a levéltárba.