Az iratok selejtezését — egyeztetve a levéltárral — a mindenkori vonatkozó törvények, rendeletek, utasítások szerinti, szabályos selejtezési eljárásban végezzük. Selejtezésre jelölt iratokat elkülönítjük, és olyan módon kezeljük, hogy az esetleges visszavétel lehetősége megmaradjon a levéltári jóváhagyásig.
A selejtezésre jelölt iratokról jegyzéket készítünk, előzetesen egyeztetett részletezettséggel. A selejtezendő iratokról a levéltári előírásnak megfelelő selejtezési jegyzőkönyvet (évenként, tételszámra összevont) készítünk, amelyet a levéltár illetékes vezetőjével záradékoltatunk.
A selejtezés tényét hagyományos esetben az iktatókönyvekbe bepecsételjük, elektronikus iktatás esetén az elkészült elektronikus jegyzék alkalmas az iktatóprogram adatbázisából történő kivezetésre.
A selejtezési folyamat részeként a maradó iratokat szükség szerint rendezzük, zömítjük, jegyzékeljük, átlátható irattári rendet alakítunk ki.
Az iratselejtezés terén jelentős önkormányzati és államigazgatási (állami nagyvállalatok, minisztériumok, háttérintézmények) referenciákkal rendelkezünk.
Az államigazgatás átszervezése, a szervezeti struktúrák megváltozása miatt gyakran találkoztunk elhagyott, elhanyagolt, rendezetlen irattárakkal. Vállajuk az iratok utólagos rendezését, szabályos selejtezéssel, a maradó iratok rendezett elhelyezésével (dobozolással, jegyzékeléssel, költöztetéssel), gyakran más irattári rendbe történő integrálással.
A levéltári átadást minden esetben szakmai egyeztetés előzi meg az illetékes levéltárral. A levéltári átadáshoz az iratokat a levéltár igényei szerint válogatjuk, selejtezzük és megfelelő sorrendben archiváljuk. Az átadandó iratokat semleges kémhatású dobozokba helyezzük. A dobozokon feltüntetjük az azonosításhoz szükséges adatokat, majd elkészítjük az átadás–átvételi jegyzéket.
A levéltári átadáshoz gyakran tartoznak speciális kiegészítő feladatok is:
- hiányzó iktatókönyvek pótlása;
- jegyzékelés megadott szempontok szerint;
- fém kapcsok és a műanyagok eltávolítása;
- iratfertőtlenítés;
- levéltári beszállítás.
A levéltári átadás terén jelentős önkormányzati és államigazgatási (állami nagyvállalatok, minisztériumok, háttérintézmények) referenciákkal rendelkezünk.