Az iratrendezés szakértelmet, nagy gyakorlatot igénylő tevékenység. Az iratrendezés irányítását ezért olyan szakembereink végzik, akik általános vállalatgazdasági, államigazgatási ismeretek mellett, speciális irattári, levéltári szakismeretekkel is rendelkeznek. Az iratanyagot az ügyfeleink által meghatározott szempontok, illetve a hatályos törvényi előírások szerint rendezzük. Az iratrendezés során különválogatjuk a selejtezhető (lejárt megőrzési idejű iratokat, másolatokat, stb.) és a maradandó értéket képviselő iratokat.

A maradó iratokat csoportosítjuk (gyakran dobozoljuk), figyelembe véve a visszakereshetőséget, a későbbi selejtezhetőséget. Átlátható irattári rendet alakítunk ki. A továbbtárolandó iratokról — igény szerint — számítógépes iratnyilvántartást, a selejtezésre kijelölt iratokról selejtezési jegyzéket, illetve jegyzőkönyvet készítünk.

Az iratok szakszerű, biztonságos tárolása rendkívül költséges. Célszerű időről időre (általában évente) elvégezni az iratok selejtezését, minimálisra csökkentve a felesleges túltárolást. A lejárt megőrzési idejű iratokról tételes selejtezési jegyzéket készítünk, amely alapján a selejtezés elvégezhető. Az iratselejtezés során — szükség esetén — elvégezzük az iratok zömítését, tömörítését, optimalizálva ezzel a tárolókapacitás kihasználást.

A megsemmisítés folyamata során az iratok adattartalma nem kerülhet illetéktelen kézbe. A megsemmisítést követően az adatok nem állíthatók helyre.
Cégünk zárt, környezetbarát technológiával végzi az iratmegsemmisítést. A megsemmisítendő iratanyagot zárt tehergépjárművel elszállítjuk Ügyfeleinktől. Az iratanyagból eltávolítjuk a műanyagot és a fémet, ezt követően zúzdába, majd bálázás után újrahasznosításra kerülnek.
Az iratmegsemmisítés teljes folyamata ellenőrizhető.
A megsemmisítésről minden esetben jegyzőkönyvet veszünk fel.

Az irattárolás műszaki-technikai feltételrendszerének kialakítása — figyelembe a hatályos törvényi követelményeket — képzett szakembert igénylő, összetett feladat. Mind a fizikai iratvédelemhez, mind pedig az adatvédelemhez kapcsolódó szempontokat már az irattár kialakításakor (tervezéskor) figyelembe kell venni. Azoknak a megrendelőinknek, akik saját irattárat kívánnak kialakítani, kulcsrakész megoldást kínálunk.

Egy irattár kialakítása során felmerülő feladatok

•  tervezés (speciális szempontok), szaktanácsadás;
• tűz- és betörésvédelem, beléptetés;
• polcrendszer (gördülő, illetve fixpolcos állványrendszer) kialakítása;
• irattári rend kialakítás (iratkezelési szabályzat, irattározási szabályzat);
• irattári nyilvántartó rendszer (vonalkódos azonosítás, irattári nyilvántartó program).

A felsorolt részfeladatok megoldására külön-külön is vállalkozunk.

Elázás, illetve a nem megfelelő irattárolási körülmények miatt gyakran alakul ki penészgomba fertőzés. A fertőzés következtében az iratanyag többnyire elszennyeződik. A dokumentumok összetapadhatnak, különleges kezelés nélküli szétválasztásuk mechanikai sérüléseket, valamint adatvesztést eredményez. A penészgomba egészségre veszélyes.

Vállaljuk az szennyezett iratanyag szakszerű fertőtlenítését, akár a helyszínen is. A folyamat része a száraz tisztítás, amelynek során az iratkötegekről speciális szénszűrős porszívóval eltávolítjuk a felszínre tapadt szennyező rétegeket. Szükség esetén vállaljuk az összetapadt lapok szétválasztását is.

 A mentesítésről igazolást adunk. A fertőtlenített iratanyag levéltári átadásra is alkalmassá válik.

Az irattároló dobozok alkalmazása az iratok védelmét, könnyű kezelhetőségét, valamint az irattárak optimális helykihasználását teszi lehetővé. Cégünk különböző méretben forgalmaz archiváló dobozokat. Kedvező áron forgalmazzuk a hagyományos és a savmentes alapanyagból készült levéltári dobozokat is!

Az archiváló dobozaink erősek, nagy szilárdságúak, így többször átmozgathatóak, egymásra rakhatóak. Nagyobb méretű irattároló dobozaink fogó lyukkal is rendelkeznek, ezáltal könnyebb a dobozok emelése, szállítása.

Azon ügyfeleink részére, akik az irattárolást saját irattárukban kívánják megoldani, irattár-üzemeltetési szolgáltatást kínálunk. Cégünk a megrendelő igényeihez igazodva alakítja ki az irattár működési rendjét. Az irattár átvételét követően, egyeztetett nyitva tartással, állandó munkatársakkal, teljes körű irattári szolgáltatást nyújtunk.

Az irattári szolgáltatás alapelemei:

•  iratok betárolása
• iratpótlás (reponálás)
• adatszolgáltatás (eredeti iratok, másolatok kölcsönzése, faxon,szkennelt képként történő továbbítás, stb.)
• kölcsönzés nyilvántartása

További opcionális szolgáltatás lehet:

•  tömeges iratdigitalizálás (szkennelés)
• tervszerű iratselejtezés
• iratmegsemmisítés

Azon ügyfeleink részére, akik irataikat, vagy azok egy részét nem tudják költséghatékonyan elhelyezni, bér-irattárolási lehetőséget biztosítunk. Munkatársaink képzett irattárosok, akik minden iratkezelési problémában készséggel állnak ügyfeleink rendelkezésére.

A szolgáltatás jellemzői:

•  az irattárak tiszták, szárazak, fűtöttek;
• az iratok archiváló dobozokban, polcokon kerülnek elhelyezésre;
• a rendelkezésre állás igény szerint alakítható;
• az irattáraink elektronikus csatornákon is elérhetők.

Biztonság

 Irattári szolgáltatások csak szigorú jogosultság ellenőrzés mellett vehetők igénybe az irattárak védelme, tűzvédelme megoldott.

Komplex iratkezelési szolgáltatás elemei lehetnek:

•   iratok betárolása, iratpótlás (reponálás), iratrendezés;
• adatszolgáltatás (eredeti iratok, másolatok kölcsönzése, faxon, szkennelt képként történő továbbítás, stb.);
• kölcsönzés nyilvántartása;
• tervszerű iratselejtezés, bizalmas iratmegsemmisítés;
• iratszállítás.

Azon ügyfeleink részére nyújtunk szolgáltatást, akik a fenti feladatokat részben vagy teljesen kiszervezik. Vállaljuk a fenti tevékenységek teljes körű elvégzését, illetve kisegítő jelleggel (felhalmozódott iratanyag, szabadság, betegség, stb. esetén) is.

Tipikus részfeladatok lehetnek:

•  küldemények szortírozása;
• érkeztetés, iktatás;
• szkennelés;
• ügyindítás;
• postai előkészítés, bérmentesítés;
• szállítás, küldeményosztás; irattározás.