Az irattári terv logikus egységben tartalmazza az adott cég/intézmény összes dokumentumtípusát, melléjük rendelve a hatályos törvények szerinti minimális tárolás időt. Az irattári terv megléte szükséges egy esetleges iratselejtezés szakszerű elvégzéséhez.
Az irattári terv általában az iratkezelési szabályzat melléklete, de attól függetlenül is elkészíthető, használható.
Az iratkezelési szabályzatkészítés során felmérjük a megrendelő iratkezelési gyakorlatát és az iratkezeléssel kapcsolatos igényeit. Vizsgálatra kerülnek a korábbi szabályzatok, belső utasítások. A felmérés során szerzett információk és tapasztalatok alapján elkészítjük az új iratkezelési szabályzatot és mellékleteként az irattári tervet, amely teljes körűen szabályozza az iratkezelés és az iratmegőrzés rendjét.
Az iratkezelés szabályzat tartalma:
- részletesen szabályozza mind a papír alapú, mind pedig az elektronikus dokumentumok kezelését;
- külön szabályozza a bejövő, kimenő, és belső dokumentumok kezelését;
- egységes iktatási rendet határoz meg;
- meghatározza az archiválás, az irattárolás, és a visszakeresés rendjét;
- illeszkedik a megrendelő egyéb szabályozási környezetébe (pl. ISO).
A szakértői közreműködés nyomán, a megrendelő olyan információk és tudás birtokába jut, amelynek segítségével, mind költség-hatékonysági, mind üzemeltetési, mind pedig adatvédelmi, illetve biztonsági szempontból kielégítő megoldásokat tud kialakítani a dokumentumkezelés terén.
A dokumentumkezelési tanulmány készítése során átvilágításra kerül a megrendelő dokumentumkezelési gyakorlata. A felmérés általában az alábbi területeket vizsgálja:
- iratkezelési rend (ezen belül: iktatás, postázás, szignálás, stb.);
- irattárolási rend (ezen belül: helyi és központi irattárak működése);
- ügyviteli folyamatok kapcsolata a dokumentumkezeléssel;
- elektronikus dokumentumkezelés.