Esetleírás: Egy országos hálózattal rendelkező kereskedelmi cég kisebb bérleményekben, raktárakban, rendezetlenül tárolta az iratait. Egy átfogó NAV ellenőrzést követően úgy határozott a cég vezetése, hogy rendbe teszi az irattárolást és új központi irattárat hoz létre. Cégünket bízták meg a központi irattár kialakításával, majd később az üzemeltetésével is.

Megoldás: Részt vettünk a központi irattár kialakításában, a polcrendszert cégünk szállította. Egységes elektronikus iratnyilvántartási rendszert vezettünk be. A korábban rendezetlenül, nyilvántartás nélkül tárolt iratokat dobozoltuk, vonalkóddal láttuk el. Elvégeztük a lehetséges iratselejtezést. A központi irattár elindításához kapcsolódóan átdolgoztuk az iratkezelési szabályzatot és ennek mellékleteként az irattári tervet.
Jelenleg cégünk üzemelteti a központi irattárat, amelyet az új irattári rendnek köszönhetően, elegendő hetente kétszer, fix időpontokban nyitva tartani. Szükség esetén az irattári nyitva tartást és a kapacitást rugalmasan tudjuk bővíteni.