Esetleírás: Egy budapesti önkormányzat az 1999 előtt keletkezett műszaki iratait akarta a levéltári átadás előtt digitalizálni. A műszaki iratok nagy része műemlék, műemlék jellegű, valamint a városkép szempontjából meghatározó régi épülethez (többnyire társasház) tartozik. A régi rajzok megsárgultak, elhalványodtak, szakadozottak, töredezettek. Fontos szempont volt, hogy csak a rajzok, a határozatok és az fellelhető fényképek kerüljenek digitalizálásra.
Megoldás: Az iratokat a levéltári átadás előtt a Levéltári Kollégium által kiadott „Selejtezési mintajegyzék az építési iratokhoz 1950-1999" című ajánlás alapján rendeztük, selejteztük. A kijelölt iratokat (határozatok, engedélyek, fényképek) és a terveket digitalizáltuk. Az digitalizálás során pdf formátumú fájlokat készítettünk. A képeket az önkormányzat kérésének megfelelően utca, házszám szerint katalogizáltuk.
Esetleírás: Egy országos hálózattal rendelkező kereskedelmi cég kisebb bérleményekben, raktárakban, rendezetlenül tárolta az iratait. Egy átfogó NAV ellenőrzést követően úgy határozott a cég vezetése, hogy rendbe teszi az irattárolást és új központi irattárat hoz létre. Cégünket bízták meg a központi irattár kialakításával, majd később az üzemeltetésével is.
Megoldás: Részt vettünk a központi irattár kialakításában, a polcrendszert cégünk szállította. Egységes elektronikus iratnyilvántartási rendszert vezettünk be. A korábban rendezetlenül, nyilvántartás nélkül tárolt iratokat dobozoltuk, vonalkóddal láttuk el. Elvégeztük a lehetséges iratselejtezést. A központi irattár elindításához kapcsolódóan átdolgoztuk az iratkezelési szabályzatot és ennek mellékleteként az irattári tervet.
Jelenleg cégünk üzemelteti a központi irattárat, amelyet az új irattári rendnek köszönhetően, elegendő hetente kétszer, fix időpontokban nyitva tartani. Szükség esetén az irattári nyitva tartást és a kapacitást rugalmasan tudjuk bővíteni.
Kihívás: Egy pénzintézet évek óta egy nagy multinacionális cégnél tároltatja az iratait (bértárolás). A szerződés megkötésénél senki nem gondolt arra, hogy az iratok selejtezése hogyan történik a későbbiekben. A problémát az okozza, hogy különböző tárolási idejű iratanyagok kerültek egy dobozba. Hiába selejtezhető a dobozból néhány irat, a dobozt a maradó iratok miatt tovább kell tárolni, a tárolási díjat a doboz után kell fizetni. Cégünk belső irattárat üzemeltet a pénzintézetnél. Megbízást kaptunk arra, hogy vizsgáljuk meg egy átfogó selejtezés lehetőségét. Cél a költségek csökkentése.
Megoldás: Ügyfelünknél egy belső iratnyilvántartási rendszer vezettünk be, amely a külső iratnyilvántartást is magában foglalja. Valamennyi ügyintéző ezen a rendszeren keresztül veszi igénybe az irattári szolgáltatásokat.
A külső irattárból folyamatosan visszahozzuk az inhomogén selejtezhetőségű dobozokat. Kiemeljük a selejtezhető iratokat, a maradó iratokat lejárat szerint újrarendezzük. Tevékenységünk nyomán folyamatosan csökken a bértárolásban lévő iratmennyiség, illetve homogén lejáratú dobozok kerülnek vissza.
Kihívás: Egy — az elmúlt években többször átszervezett — állami hivatalban végeztünk átfogó iratrendezést, iratselejtezést, levéltári átadást. Az jogelőd intézmények irataiból kellett egységes központi irattárat kialakítani. Az így kialakított központi iratár üzemeltetésére kerestek megoldás. Főállású irattáros(ok) alkalmazását azonban az irattár forgalma nem indokolja. Cégünket bízták meg a központi irattár üzemeltetésével.
Megoldás: Az Ügyfelünkkel egyetértésben, új irattári rendet vezettünk be. Ennek lényege, hogy a normál irattári szolgáltatások (irattározás, adatszolgáltatás, stb.) szabályozottan, fix időpontokban vehetők igénybe. Természetesen sürgős esetben néhány óra alatt rendelkezésre állunk. A szerződés része az éves rendes selejtezés végrehajtása is.
A kialakított rendszernek köszönhetően, jelentősen javult a hivatalt irattározással, iratkezeléssel kapcsolatos fegyelme.