Kihívás: Egy pénzintézet évek óta egy nagy multinacionális cégnél tároltatja az iratait (bértárolás). A szerződés megkötésénél senki nem gondolt arra, hogy az iratok selejtezése hogyan történik a későbbiekben. A problémát az okozza, hogy különböző tárolási idejű iratanyagok kerültek egy dobozba. Hiába selejtezhető a dobozból néhány irat, a dobozt a maradó iratok miatt tovább kell tárolni, a tárolási díjat a doboz után kell fizetni. Cégünk belső irattárat üzemeltet a pénzintézetnél. Megbízást kaptunk arra, hogy vizsgáljuk meg egy átfogó selejtezés lehetőségét. Cél a költségek csökkentése.

Megoldás:  Ügyfelünknél egy belső iratnyilvántartási rendszer vezettünk be, amely a külső iratnyilvántartást is magában foglalja. Valamennyi ügyintéző ezen a rendszeren keresztül veszi igénybe az irattári szolgáltatásokat.
A külső irattárból folyamatosan visszahozzuk az inhomogén selejtezhetőségű dobozokat. Kiemeljük a selejtezhető iratokat, a maradó iratokat lejárat szerint újrarendezzük. Tevékenységünk nyomán folyamatosan csökken a bértárolásban lévő iratmennyiség, illetve homogén lejáratú dobozok kerülnek vissza.